Entenda o que não pode ser desconsiderado no seu planejamento
Quando o assunto é realizar eventos corporativos, a escolha do local é uma das decisões mais importantes para garantir resultados de sucesso. Independentemente do tipo de evento — seja um workshop, treinamento, conferência, lançamento de produto ou confraternização —, o local impacta diretamente na experiência dos participantes. Portanto, é essencial que as empresas considerem alguns aspectos cruciais antes de definir a escolha ideal.
Como escolher o melhor lugar para os eventos da sua empresa
A seguir, estão algumas dicas fundamentais para te ajudar a planejar seu evento garantindo o local perfeito.
- Pacotes completos: praticidade e economia
Uma tendência crescente entre os locais que oferecem espaços para eventos corporativos é a possibilidade de contratar pacotes completos. Isso significa que o espaço não é apenas uma sala vazia, mas inclui uma série de serviços agregados, como: Staff, gastronomia personalizada, equipamentos audiovisuais, mobiliário, climatização e estacionamento. Ao optar por um local que oferece esses pacotes, a empresa consegue reduzir o número de fornecedores, o que diminui a chance de problemas logísticos e aumenta a eficiência no planejamento.
- Gastronomia e opções de alimentação
O serviço de buffet é outro ponto crucial na escolha do lugar certo para o evento. É importante que o espaço ofereça opções variadas e adequadas ao tipo de público presente. Uma gastronomia de qualidade pode ser um fator determinante para o sucesso do que foi planejado, garantindo a satisfação dos participantes e proporcionando momentos de networking mais descontraídos.
Certifique-se de que o buffet tenha opções para diferentes restrições alimentares, como opções vegetarianas, veganas ou sem glúten. Isso mostra cuidado e respeito com todos os convidados e evita contratempos com a alimentação.
- Boa localização e facilidade de acesso
A localização é um dos fatores mais importantes para garantir a presença dos convidados. O ideal é escolher um local que seja de fácil acesso tanto para quem vem de transporte público ou particular. É interessante verificar se há estações de metrô ou pontos de ônibus próximos e se o local oferece valet para todos os participantes.
Além disso, é importante considerar a acessibilidade para pessoas com mobilidade reduzida. Verifique se há rampas de acesso, elevadores e banheiros adaptados, garantindo que todos possam participar de forma confortável e segura.
- Capacidade e infraestrutura
Outro aspecto relevante é a capacidade do espaço. É fundamental que haja uma infraestrutura adequada para o número de convidados, seja um evento pequeno ou de grande porte. Verifique se há espaço suficiente para a circulação dos participantes, além de áreas reservadas para intervalos e momentos de interação.
A infraestrutura tecnológica também não pode ser deixada de lado. O local precisa ter uma conexão de internet rápida e estável ou oferecer link dedicado, especialmente para eventos que envolvem transmissão ao vivo ou palestras com uso de recursos online. Certifique-se também de que o espaço ofereça equipamentos de áudio e vídeo em boas condições, para que as apresentações e palestras ocorram sem imprevistos.
- Flexibilidade de layouts e personalização
A flexibilidade do espaço para adaptar-se ao formato do evento é outro ponto importante. Um bom local deve permitir a personalização dos ambientes, seja para apresentações, workshops, áreas de exposição ou momentos de confraternização. Verifique se o ambiente pode ser montado e desmontado de acordo com a necessidade do evento, permitindo, por exemplo, a criação de áreas específicas para networking ou sessões mais intimistas.
Além disso, muitos organizadores de eventos valorizam a possibilidade de usar a identidade visual da empresa. Por isso, é interessante que o espaço permita a instalação de banners, adesivos e outros materiais de comunicação que reforcem a marca durante o evento.
- Experiência
Optar por locais que já tenham experiência com a realização de eventos corporativos pode ser uma grande vantagem. Esses espaços costumam ter equipes treinadas e preparadas para lidar com todas as demandas que esse tipo de evento exige. Desde a recepção dos convidados até o suporte técnico durante as apresentações, uma equipe experiente faz toda a diferença.
Solicite feedback de eventos anteriores realizados no local e, se possível, converse com empresas que já utilizaram o espaço. Saber como foi a experiência de outras organizações pode ajudar a evitar problemas e garantir que tudo corra bem no dia do evento.
- Clima e ambiente
O clima e a atmosfera do local também devem ser considerados. O ambiente deve ser agradável, bem ventilado / climatizado e confortável para os participantes, além de estar em sintonia com o objetivo do evento. Se for uma conferência formal, um espaço mais sofisticado pode ser o ideal.
Além disso, é interessante verificar a iluminação natural, que pode contribuir para a disposição e o bem-estar dos participantes. No entanto, é importante que também haja controle de iluminação artificial eficiente, caso o evento se estenda até o período noturno ou ocorra em um ambiente fechado.
- Avaliação de custo-benefício
Por fim, é essencial que a empresa avalie o custo-benefício oferecido. Nem sempre o mais barato será a melhor opção, assim como o mais caro não garante necessariamente a melhor experiência. O ideal é considerar o que é oferecido em termos de serviços, infraestrutura e comodidade, sempre comparando os pacotes.
Lugar certo e objetivos alcançados
Ao seguir essas dicas, a escolha do local para o evento corporativo se torna uma tarefa mais assertiva, garantindo que o evento ocorra de forma tranquila e atenda às expectativas da empresa e dos participantes.
Descubra por que o Grupo Quintal é a escolha perfeita para os eventos da sua empresa!
Posts Relacionados
